Gegevens.
Privacy.
Verantwoordelijke
Voor vragen over persoonsgegevens of een privacyverzoek is VitalitySpa bereikbaar via info@vitalityspa.nl.
Profiel en aanvraag
Voor uw eerste aanvraag vragen we zes gegevens: uw werkuren per week, uw belangrijkste wens, beschikbare tijd, woonplaats, naam en e-mailadres. Budget, verdere werk- en bezoekvoorkeuren en welzijnsantwoorden zijn optioneel. Alleen ingevulde antwoorden worden opgeslagen. Bij verzending bewaren we ook de taal, referentie en de datum en versie van uw toestemming. We gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen, een voorstel voor te bereiden en met u te communiceren. De informatie die nodig is voor uw gevraagde dienstverlening verwerken we om op uw verzoek stappen vóór een overeenkomst te zetten en, na akkoord, de overeenkomst uit te voeren.
Welzijnsgegevens
Vragen over uw energie, slaap, ontspannen gevoel en het loslaten van werk zijn vrijwillig. Ook wekelijkse check-ins en persoonlijke terugblikken zijn optioneel. Deze antwoorden kunnen informatie over uw gezondheid geven. Daarom vragen we hiervoor afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming. We gebruiken ze uitsluitend voor uw persoonlijke profiel, uw eigen overzicht en de afgesproken afstemming en opvolging. U kunt vragen overslaan en u ook zonder deze welzijnsantwoorden aanmelden. Het formulier vraagt niet om diagnoses, medicatie, gewicht of medische dossiers. Deel zulke gegevens niet via vrije tekst.
Beoordeling van antwoorden
Uw antwoorden geven uw eigen beleving weer. We stellen geen diagnose, berekenen geen medische gezondheidsscore en nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen. Voorstellen en geschreven terugblikken worden door een bevoegde beheerder voorbereid.
Mijn VitalitySpa, bezoeken en opvolging
Bij de aanvraag bewaren we het profiel, wijzigingen met datum en versie, gedeelde voorstellen en de gekozen reactie daarop. Bevestigde reserveringen bevatten datum, tijd, locatie en praktische bezoekinformatie. Nieuwe bezoekaanvragen worden met hun behandelstatus vastgelegd. Bezoekfeedback, vrijwillige check-ins en gepubliceerde evaluaties blijven gekoppeld aan het account. Een interne notitie wordt niet automatisch zichtbaar voor de klant.
Toegang en beveiliging
Een persoonlijke e-maillink opent Mijn VitalitySpa. De link is eenmalig te gebruiken en vervalt uiterlijk na 30 dagen. Een nieuwe link vervangt de vorige toegang. Na het openen blijft de beveiligde sessie actief bij het vernieuwen van de pagina. De sessie eindigt na 30 minuten zonder activiteit, uiterlijk na acht uur of bij uitloggen. De toegangscode verdwijnt uit de adresbalk; een noodzakelijke sessiecookie herkent de ingelogde gebruiker. Accountgegevens worden niet in browseropslag bewaard. Deel toegangslinks niet. Aanvragen en accountgegevens staan afgeschermd op de hostingserver. Bevoegde beheerders gebruiken beveiligd beheer. Hostinger verzorgt hosting en mail en verwerkt daarvoor de benodigde technische gegevens.
Gegevens delen
Uw intake, check-ins en volledige geschiedenis gaan niet automatisch naar spa’s of andere aanbieders. Voor een boeking leggen we uit welke gegevens nodig zijn en welke aanbieder ze ontvangt. Aanvullende uitwisseling van welzijnsgegevens of een verslag van een medewerker vereist afzonderlijke afspraken en uw specifieke toestemming. Een werkgever krijgt geen toegang tot uw individuele profiel, welzijnsantwoorden of persoonlijke terugblikken. We verkopen uw gegevens niet.
Appnieuws, partners en bedrijven
Een afzonderlijke aanmelding voor appnieuws bevat uw e-mailadres en regio. We gebruiken die met uw toestemming voor nieuws over de toekomstige app. Partner- en bedrijfsaanvragen bevatten een bedrijfsnaam, contactgegevens, regio en eventueel een website en bericht. We gebruiken deze gegevens voor de gevraagde communicatie over samenwerking. Deze aanvragen geven geen toestemming voor verwerking van persoonlijke welzijnsgegevens. Intrekken kan via e-mail.
Toestemming intrekken
In Mijn VitalitySpa kunt u uw toestemming voor welzijnsgegevens intrekken. U kunt dit ook vragen via info@vitalityspa.nl. Daarna stoppen we de verwerking op basis van die toestemming en verwijderen we de betreffende welzijnsantwoorden, check-ins en persoonlijke terugblikteksten uit de actieve accountregistratie. Uw praktische aanvraag- en boekingsgegevens kunnen blijven bestaan voor de gevraagde dienstverlening of een wettelijke verplichting. Vraag per e-mail om verwijdering van het hele account. Intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Bewaartermijnen
Persoonlijke aanvraag- en accountgegevens bewaren we 365 dagen vanaf de laatste echte klantactiviteit. Daaronder vallen een aanvraag, zelf opgeslagen profielwijziging, ingestuurde check-in of feedback, vastgelegd klantcontact en een afgerond bezoek. Bij een boeking telt ook de meest recente bevestigde bezoekdatum, boekingsbevestiging, annulering of afronding mee. Zo blijft een toekomstige bevestigde boeking beschikbaar. Na annulering telt de annuleringsdatum, niet de vervallen toekomstige bezoekdatum. Een intern concept, alleen openen van het account, een herinnering of een open status verlengt de termijn niet. Appnieuws-, partner- en bedrijfsaanvragen bewaren we 180 dagen na ontvangst. Verlopen gegevens worden opgeruimd bij een volgende aanvraag, beheersessie of accountactie. E-mail en exports worden ook op hun bewaartermijn gecontroleerd. Wettelijk verplichte administratie kan een andere bewaartermijn hebben. Eerder verwijderen kan op verzoek.
Technische gegevens
Om misbruik te beperken gebruikt de applicatie tijdelijk beveiligde afgeleiden van het IP-adres, e-mailadres en de accountreferentie. Die beperken overmatige aanvragen, e-mails en accountacties. De hostingprovider kan technische toegangs- en beveiligingslogs bijhouden. We gebruiken geen advertentie- of analysetrackers. In het beveiligde beheer tellen we bestaande aanvragen, voorstellen, bezoeken en opvolgtaken om de dienstverlening te organiseren. Lees ook de cookie-informatie.
Privacyrechten
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens en, waar van toepassing, bezwaar maken. We kunnen informatie vragen om uw identiteit te controleren en reageren normaal binnen één maand. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.